De conformidad con lo establecido en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de datos, Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (en adelante, “LOPDP”) y cualquier disposición legal conexa que fuere aplicable, el responsable del presente banco de datos en el que se almacenarán los datos personales de los usuarios y clientes (en adelante, “Titulares”) es F&E ECUATORIANA S.A., (en adelante, “KOE” o “La Compañía”).
La Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) describe la información que KOE trata de su los usuarios y clientes, y detalla las prácticas relacionadas con la información recopilada durante el uso de los canales de contacto y su página web.
KOE se reserva el derecho de compartir cierta información personal con terceros, incluyendo a empresas que proporcionan servicios a la compañía. Esta práctica tiene como objetivo facilitar la prestación de servicios, mejorar la eficiencia operativa y garantizar una experiencia consistente para sus usuarios y clientes, quienes son parte fundamental de las operaciones de KOE. Todos los datos compartidos seguirán estando sujetos a las mismas medidas de seguridad y protección establecidas en esta Política.
Contacto del Departamento de Protección de Datos Personales de KOE:
Rafael Gabela Salvador
Correo electrónico: protecciondatos.ec@koe.la
Av. Patria y Amazonas, Edf. COFIEC.
PRIMERA: PRINCIPIOS Y DEFINICIONES
1.1. El tratamiento de datos personales de los usuarios y clientes de KOE se realizará con apego a los principios establecidos en la LOPDP, especialmente los siguientes:
• Juridicidad;
• Finalidad;
• Pertinencia y minimización de datos personales;
• Calidad y exactitud;
• Conservación;
• Confidencialidad; y,
• Responsabilidad activa y demostrada.
La presente Política se sujetará a las siguientes definiciones:
– Usuario/Cliente: Persona que hace uso de los canales de contacto y página web o consume los productos y servicios de KOE.
– Datos personales: Aquellos datos por medio de los cuales una persona puede ser identificada directa o indirectamente. Por ejemplo, nombres, número de identidad, correo electrónico, número telefónico, datos biométricos, información sobre estado de salud de pacientes, entre otros.
– Encargado del tratamiento de datos personales: Persona natural o jurídica encargada de tratar los datos personales a nombre y por cuenta del responsable de tratamiento de datos personales.
– Responsable del tratamiento de los datos personales: Quien decide sobre la finalidad y el tratamiento de los datos personales.
– Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento, especialmente proveniente de Usuarios y/o Clientes de KOE.
– Transferencia o Comunicación: Manifestación, divulgación, entrega, transmisión, difusión o cualquier otra forma de revelación de datos personales realizada a una persona distinta al titular, responsable, encargado o delegado de tratamiento de datos personales.
– Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recopilación, obtención, registro, organización, utilización, custodia, comunicación o transferencia, modificación, destrucción y, en general, cualquier forma de uso de datos personales.
– Datos relativos a la salud: datos personales relativos a la salud física o mental de una persona, incluida la prestación de servicios de atención sanitaria, que revelen información sobre su estado de salud.
– Datos sensibles: Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.
SEGUNDA: CANALES DE CONTACTO
2.1. A fin de acceder a los productos o servicios provistos por KOE, los Titulares de los datos personales deberán suministrar ciertos datos personales completos, exactos y vigentes. La recopilación de los datos se realizará a través de los canales de contacto con los usuarios, físicos y digitales (“Canales de Contacto”), los mismos que estarán sujetos a los lineamientos de la presente Política.
2.2. Canales Físicos. KOE podrá proporcionar, entre otros, los siguientes canales físicos para gestionar atenciones de diversa índole de los Usuarios y/o Clientes: Guayaquil, Benjamín Carrión Mora, Centro Comercial La Rotonda, local 12.
2.3. Canales Digitales. KOE podrá proporcionar, entre otros, los siguientes canales digitales para gestionar atenciones de diversa índole de los Usuarios y/o Clientes: protecciondatos.ec@koe.la
2.4. KOE pone en conocimiento de los Usuarios y Clientes que, además de los canales señalados, todas las oficinas y/o lugares físicos en donde opere podrán contar con cámaras de videovigilancia que recopila imágenes y características físicas de los Usuarios conforme lo determinado en esta Política.
2.5. Además de lo mencionado anteriormente, el Titular podrá proporcionar sus datos personales a través de otros canales de atención y contacto. Para esto, KOE podrá utilizar proveedores externos y aplicaciones para la recolección y almacenamiento de dichos datos. En este marco de gestión, KOE garantiza que todos los proveedores cuentan con las respectivas garantías de seguridad y confidencialidad de la información.
TERCERA: DATOS PERSONALES TRATADOS
3.1. A fin de realizar las actividades propias de su giro de negocio, KOE recaba y trata los siguientes datos personales (“Información Personal” o “Datos Personales”) de los Usuarios y/o Clientes a través de los Canales de Contacto designado:
i. Datos personales generales (como: nombres, apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad, cédula de identidad / ciudadanía, estado civil, firma, imagen/voz);
ii. Datos de contacto (como: nombre del local, dirección física, correo electrónico, números de contacto celular, domicilio, lugar de trabajo);
iii. Datos Personales de referencias comerciales
iv. Datos de Geolocalización.
v. Datos de circunstancias sociales, únicamente aquellos necesarios para establecer perfiles de usuarios (como: características de alojamiento/vivienda, intereses, aficiones y estilo de vida, pertenencia a clubes o asociaciones, licencias, permisos o autorizaciones);
vi. Datos de imágenes (como: características y rasgos físicos);
vii. Datos crediticios, financieros, bancarios, números de tarjetas de crédito y débito, información tributaria (“Información Personal de Crédito y Bancario”);
3.2. KOE tratará los Datos Personales con la mayor rigurosidad posible y no compartirá ni transferirá dicha información con ningún proveedor con quien no tenga suscrito un contrato que garantice que cumple con las medidas de seguridad adecuadas para proteger los Datos Personales, así como las demás disposiciones según la LOPDP. KOE no consiente y rechaza cualquier actividad y tratamiento que viole los derechos de los Titulares.
3.3. KOE podrá confirmar los Datos Personales suministrados acudiendo a entidades públicas, compañías especializadas o centrales de riesgo, para lo cual el Titular de los datos mediante el presente lo autoriza expresamente a que se realicen dichas validaciones. La información que KOE obtenga de estas entidades será tratada en forma confidencial.
3.4. El Titular de los datos que se registre en los Canales de Contacto de KOE, ha aceptado expresamente que KOE tenga acceso, en cualquier momento, a la totalidad de la información contenida en su base de datos, incluyendo en particular, pero sin limitación, a su Datos Personales, y otra información personal adicional requerida dependiendo de la relación que mantengan con KOE.
CUARTA: FINALIDADES
4.1. Los Datos Personales de los Titulares serán utilizados para los siguientes fines relacionados con la provisión de productos y/o servicios provistos por KOE:
i. Ofrecer productos y servicios del portafolio de KOE.
ii. Asistir al Usuario/Cliente en procesos de cotización de productos o adquisición de los servicios.
iii. Entregar información general sobre las condiciones y características de los productos y/o alcance y condiciones de los servicios.
iv. Llevar a cabo procesos de facturación, cartera, cobranza y pagos.
v. Realizar actividades de mercadeo relevante como envío de ofertas personalizadas, promociones, concursos, sorteos, invitaciones a eventos, y en general publicidad digital de las actividades de KOE o sus productos, a través de correos electrónicos, SMS, MMS, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, WhatsApp, aplicaciones y llamadas telefónicas.
vi. Atender y responder solicitudes, reclamos, peticiones realizadas a través de los diferentes canales de atención de KOE.
vii. Cumplir con obligaciones contractuales contraídas consecuencia de la adquisición de los productos de KOE.
viii. Entregar información comunicacional, promociones, descuentos y beneficios para el Titular, incluye el envío de información o mensajes por e-mail, mensajes (SMS) o plataformas de mensajería instantánea, sobre publicidad o promociones, banners de interés para el Titular, noticias sobre KOE.
ix. Gestionar entregas sobre la dirección domiciliaria del Titular o dirección seleccionada para la entrega del Productos, a terceros proveedores de transporte.
x. Diseñar o implementar estrategias comerciales y de abastecimientos.
xi. Actualizar y notificar cambios en condiciones de contratación de los productos ofrecidos por KOE.
xii. Consultar hábitos de consumo y aficiones para ofertas, promociones, calidad de productos entre otros.
xiii. Validar referencias comerciales y crediticias.
xiv. Realizar estudios de mercado y encuestas de satisfacción, incluyendo gestiones de solicitudes, quejas y reclamos.
xv. Establecer canales de comunicación, a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, envío de SMS, WhatsApp, herramientas de mensajería instantánea, o cualquier canal de comunicación conocido o por conocerse.
xvi. Consultar información financiera e historial crediticio, así como consulta de obligaciones incumplidas en los diversos portales públicos.
xvii. Entregar la información personal a terceros socios comercial y/o aliados de KOE para la provisión de los productos y servicios adquiridos por el Titular.
xviii. Para interactuar con potenciales clientes a través de la página web de KOE y sus marcas relacionadas, o por una cuenta oficial en las redes sociales.
xix. Controlar el acceso físico a las oficinas de KOE.
xx. Transmitir a terceros que ostenten la calidad de encargados para el cumplimiento de fines específicos, dentro y fuera del territorio nacional, así como a entidades vinculadas a KOE.
4.2. KOE recoge los Datos Personales de los Titulares únicamente desde fuentes permitidas por la Ley, así como al amparo de bases de legitimación según la LOPDP. Para aquellos tratamientos que requieran del consentimiento del Titular, KOE implementa diversos mecanismos para contar con dicha autorización de forma expresa por parte de los Titulares de los Datos Personales.
4.3. Además de las referidas finalidades, KOE podrá realizar aquellos tratamientos que sean compatibles con los fines de su recogida inicial, respetando en particular, las expectativas razonables del Titular basadas en su relación con quien haga las veces de Responsable y demás disposiciones según el artículo 10 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
4.4. KOE permite el acceso a los Datos Personales únicamente al personal autorizado que requiera tener acceso a dicha información para cumplir las finalidades del tratamiento determinadas en esta Política y en cumplimiento de las funciones que desempeña en la Compañía.
4.5. Para las finalidades descritas, KOE podrá compartir o transferir los Datos Personales del Titular con ciertas compañías aliadas, quienes actuarán en calidad de responsables y encargados de los Datos Personales. La Información Personal, sólo podrá ser utilizada por estos para los fines previstos en esta Política, y en cumplimiento de obligaciones legales y comerciales mantenidas con KOE.
4.6. En caso en el que Titular no acepte alguno(s) de los tratamientos de datos personales, esto no afectará a los demás. Sin perjuicio de lo anterior, KOE podrá denegar dicha negativa cuando el tratamiento sea necesario para cumplir una obligación legal o contractual, y siempre que esta acción no atente con los derechos fundamentales y libertades individuales de los titulares de datos personales.
QUINTA: CONSERVACIÓN
5.1. KOE declara que la información se almacenará durante el tiempo que dure la relación comercial o contractual, más lo necesario para cumplir obligaciones legales o por el interés legítimo de KOE. En ese sentido, KOE utilizará los datos estrictamente necesarios durante los 10 años posteriores a la terminación de la relación comercial. Trascurrido dicho plazo, KOE procederá a bloquear los datos y únicamente serán conservados como archivo histórico de la Compañía conforme las disposiciones legales aplicables.
SEXTA: ACCESO DE LOS DATOS PERSONALES POR PARTE DE TERCEROS
6.1. KOE podrá compartir Datos Personales de los Titulares para fines exclusivamente relaciones con la provisión del producto y/o servicio con empresas, a fin de mejorar la eficiencia, transparencia y operatividad de todas las unidades de negocio. Estos datos se regirán por los principios de eficiencia y transparencia, además de estar protegidos por instrumentos jurídicos que garanticen su seguridad y protección. KOE podrá compartir Información Personal de los Titulares para procesos de auditoría, supervisión y otras que tengan por finalidad integrar y facilitar los procesos internos.
6.2. KOE también podrá compartir los Datos Personales con terceros proveedores de servicios en calidad de encargados del tratamiento de datos personales cuando exista fundamento jurídico para realizar dicho tratamiento.
6.3. Adicionalmente, cuando el personal de KOE requiera comunicar Datos Personales a un tercero proveedor, socio empresarial, compañía vinculada u otro para cumplir con las finalidades previstas en la recogida inicial de los datos personales, se asegurará de que este tercero proporcione el mismo nivel de protección y confidencialidad garantizados por KOE a través de un contrato o cualquier otro instrumento jurídico permitido.
6.4. En algunos casos, estos terceros serán quienes recojan información directamente del Titular (por ejemplo, si les solicitamos que realicen encuestas o estudios). En tales casos, podrá recibir una notificación acerca de la participación de un tercero en tales actividades, y quedará a discreción del Titular toda la información que quiera brindarle y los usos adicionales que los terceros decidan hacer. En caso de que el Titular le facilite por propia iniciativa información adicional a dichos terceros directamente, éstos usarán dicha información conforme a sus propias políticas de privacidad. KOE no será responsable por el uso y acceso de los Datos Personales que los titulares decidan entregar a terceros.
SÉPTIMA: TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES
7.1. KOE puede enviar información de los Titulares a otros países en donde opere compañías aliadas a la empresa, para lo cual, KOE observará estrictamente las disposiciones y requisitos legales y reglamentarios para la transferencia internacional de datos personales.
OCTAVA: EJERCICIO DE DERECHOS
8.1. El Titular podrá ejercer los derechos de acceder a sus Datos Personales contenidos en la base de datos, archivos digitales, repositorios o cualquier otro soporte, que están en posesión de KOE. Además, podrá conocer sus características y finalidad; rectificarlos si son inexactos o incompletos; solicitar que se eliminen, incluyendo su dirección de email, así como oponerse al tratamiento y a que se le informe de las cesiones y/o transferencias nacionales o internacionales realizadas, todo ello conforme a lo dispuesto en la LOPDP.
8.2. En relación con el tratamiento de sus datos personales los Titulares podrá accionar los siguientes derechos:
i. Derecho de acceso a los datos personales contenidos en bases/bancos/ficheros de KOE.
ii. Derecho de rectificación y actualización de los datos que puedan ser incorrectos o incompletos.
iii. Derecho de eliminación conforme sea aplicable según la LOPDP u otra normativa prevista para dicho efecto.
iv. Derecho de oposición sobre uno o varios tratamientos determinados en esta Política conforme sea aplicable según la LOPDP u otra normativa prevista para dicho efecto.
v. Derecho de suspensión sobre uno o varios tratamientos determinados en esta Política conforme sea aplicable según la LOPDP u otra normativa prevista para dicho efecto.
vi. Derecho de portabilidad, el mismo que ejercer el titular para recibir su información en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, inter-operable y de lectura mecánica, preservando sus características.
vii. Derecho a no ser objeto de decisiones basadas única o parcialmente en valoraciones automatizadas e incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos en él o que atenten contra sus derechos y libertades fundamentales.
8.3. Para ejercer los derechos mencionados, el Titular deberá formular una solicitud, presentando el formulario de solicitud disponible en colocar link de donde encontrará el formato SOLICITUD DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES, enviándolo al correo electrónico protecciondatos.ec@koe.la y KOE atenderá los requerimientos dentro del plazo de diez (10) días laborales para dar una respuesta al Titular.
8.3.1. El Titular garantiza y declara que, en cualquier caso, sobre la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de la Información Personal facilitada, y se compromete a mantenerla debidamente actualizada. Es obligación del Titular actualizar la información que ha remitido inicialmente a KOE durante el uso de los Canales de Contacto.
8.4. KOE se regirá según los términos de la LOPDP y podrá regirse por las excepciones a los derechos de rectificación, actualización, eliminación, oposición, anulación y portabilidad de la información personal de los Titulares.
NOVENA: REVOCATORIA DEL CONSENTIMIENTO
9.1. Los Titulares podrán revocar en cualquier momento su consentimiento para el tratamiento de ciertos datos personales, así como para ciertos fines específicos. No obstante, KOE estará legitimada para cualquier tratamiento de datos personales necesarios por el cumplimiento de sus obligaciones de orden comercial y/o contractual y del cumplimiento de obligaciones legales.
DÉCIMA: DE LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
10.1. Una vez registrado en la base de datos de KOE, ésta no venderá, intercambiará, alquilará o explotará la Información Personal proveniente de los Titulares. Sin perjuicio de ello, se ha informado debidamente al Titular de que KOE podrá transferir total o parcialmente la Información Personal a cualquiera de las sociedades controlantes y/o vinculadas con KOE, a cualquier título y en el momento, forma y condiciones que estime pertinente, sin perjuicio de sus obligaciones legales en materia de confidencialidad y reserva.
10.2. Sin perjuicio de lo anterior, KOE de ninguna forma entregará información relativa a la categoría de Información Personal de Crédito y Bancario a proveedores externos.
10.3. En caso de que los colaboradores, personal de KOE, o cualquier otra persona a la que éste transmita la información considerando esta Política, llegue a estar legalmente obligado por autoridad competente, (con preguntas orales, interrogatorios, solicitudes de información o documentos, demanda civil investigativa o proceso similar) para que revele cualquier información, KOE buscará proporcionar solamente la porción de la información que sea legalmente requerida.
DÉCIMA PRIMERA: MENORES DE EDAD PARA COTIZACIÓN DE PRODUCTOS
11.1. Los Canales de Contacto a través de los cuales se ofertan los servicios están dirigidos tanto a personas mayores de 18 años como a menores de edad (niños, niñas y adolescentes), en consideración a la naturaleza del servicio de enseñanza de inglés que presta KOE. En el caso de los menores de edad, el acceso, la cotización y la contratación de los servicios, así como el tratamiento de sus datos personales, se realizará únicamente con la autorización y bajo la supervisión de su padre, madre, tutor o representante legal, quien deberá otorgar su consentimiento previo, libre, específico e informado.
11.2. Cuando el Titular de los datos sea menor de edad, KOE recabará y tratará sus datos personales atendiendo a su interés superior y al grado de madurez del menor, garantizando un nivel reforzado de protección. El padre, madre, tutor o representante legal será responsable de proporcionar la información que se requiera para el acceso a los Canales de Contacto y de velar por la veracidad de la misma.
11.3. Sin perjuicio de lo anterior, KOE se reserva el derecho de verificar, por los medios que considere más oportunos, la edad real de cualquier Titular de los datos, así como la identidad y la legitimación del padre, madre, tutor o representante legal que actúe en nombre del menor.
11.4. Bajo sospecha de que un Titular de los datos que se identifique como mayor de edad sea en realidad menor de edad, y de que ha falseado los datos requeridos para su acceso, o bien de que un menor accede sin contar con la autorización de su padre, madre, tutor o representante legal, KOE podrá denegar o suspender al referido el acceso a los Canales de Contacto, así como suspender el tratamiento de sus datos hasta obtener el consentimiento correspondiente.
DÉCIMA SEGUNDA: REQUERIMIENTOS LEGALES
12.1. KOE cooperará con las autoridades competentes y con otros terceros para garantizar el cumplimiento de las leyes. KOE podrá revelar la Información Personal del Titular sin su consentimiento únicamente cuando esté permitido por ley, requerido por mandato judicial, o en casos de prevención de lavado de activos o financiamiento del terrorismo o el caso que dicho Titular participa de actividades ilegales. En tales situaciones, KOE colaborará con las autoridades competentes con el fin de salvaguardar la integridad y la seguridad de la comunidad y la de sus Titulares de los datos.
DÉCIMA TERCERA: SEGURIDAD Y ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
13.1. KOE está obligada a cumplir con toda la normativa aplicable en materia de medidas de seguridad aplicables a los datos personales. Para esto, KOE utilizará los estándares de la industria entre materia de protección de la confidencialidad de su Información Personal, incluyendo, en otras medidas, cortafuegos (“firewalls”) y Secure Socket Layers (“SSL”), incluyendo otras herramientas de ciberseguridad. KOE considera la Información Personal del cliente como un activo que debe ser protegido de cualquier pérdida o acceso no autorizado. A tal fin, KOE emplea diversas técnicas de seguridad para proteger tales datos de accesos no autorizados, tanto internos como desde fuera de KOE. Sin perjuicio de lo expuesto, considerando que internet es un sistema abierto, de acceso público, KOE no puede garantizar que terceros no autorizados no puedan eventualmente superar las medidas de seguridad y utilizar la Información Personal en forma indebida.
13.2. La Información Personal de Titular será almacenada en la base de datos de KOE, la misma que se encuentra en un archivo de datos personales. El archivo o soporte de datos personales de los proveedores de los datos de KOE reside en los servidores del proveedor de servicios de almacenamiento.
DÉCIMA CUARTA: VULNERACIONES DE SEGURIDAD
14.1. Cualquier persona que tenga conocimiento de una violación de seguridad de datos que involucre o afecte la confidencialidad, integridad y disponibilidad datos personales de un colaborador, proveedor o cliente de KOE deberá informarlo a la dirección de correo electrónico protecciondatos.ec@koe.la.
DÉCIMA QUINTA: CAMBIO EN LAS PREFERENCIAS DE CORREOS ELECTRÓNICOS
15.1. Sin perjuicio que KOE quiere mantener al Titular actualizado en todo momento sobre promociones, novedades, cambios, etc., el Titular puede seleccionar los correos electrónicos e información promocional que gustaría recibir de KOE siempre que el Titular haya prestado su consentimiento para recibir esta información.
15.2. En caso de que el Titular no quiera recibir dichos correos electrónicos, éste podrá des-suscribirse enviando un correo a protecciondatos.ec@koe.la, proporcionado para sus comunicaciones. El Titular de los datos podrá solicitar su cambio de preferencias para que sean consideradas en cuenta por KOE en las futuras comunicaciones o enviando sus preferencias por correo a la dirección postal indicada en esta Políticas. La presente Política rige a partir del momento en que el Titular acepte y preste su consentimiento.
DÉCIMA SEXTA: CAMBIOS A LA POLÍTICA
16.1. Todo cambio o modificación a la presente Política podrá hacerse en cualquier momento directamente por KOE, quien lo dará a conocer a los Titulares oportunamente a través de los Canales de Contacto y publicación en medios digitales. El acceso y/o uso continuado de los Canales de Contacto en que se recogen y tratan datos personales, después de dicha publicación y/o modificaciones a las Políticas, constituye el consentimiento del Titular a vincularse por las condiciones y sus modificaciones, con las salvedades antes señaladas en materia de tratamiento de datos personales.
Fecha de Publicación: septiembre 14 del 2026