Política de Protección y Tratamiento de Datos LATAM

KOE LATAM - Política de Protección de Datos Personales

Cobertura Regional: Panamá | Colombia | Ecuador | México | Chile

Versión 1.0 | Vigente desde enero 2026

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

KOE LATAM es la unidad de marketing regional que integra las operaciones de Panamá, Colombia, Ecuador, México y Chile bajo una sola estructura coordinada. A efectos de esta Política, el responsable del tratamiento de datos es la entidad jurídica local de cada país que actúa en nombre de KOE LATAM, de conformidad con la legislación aplicable en su jurisdicción.

Datos de contacto del área responsable:

• Correo electrónico: admdom@koe.la

2. Marco Legal Aplicable por País

KOE LATAM opera en cinco jurisdicciones con marcos normativos propios. Esta Política se diseñó para cumplir con todos ellos de manera simultánea, adoptando el estándar más alto en cada materia. A continuación, se resumen las normas vigentes:

Nota sobre Chile

La legislación chilena está en proceso de reforma. KOE LATAM monitorea activamente los avances legislativos y actualizará esta Política en cuanto entre en vigor la nueva normativa, adoptando las obligaciones adicionales que correspondan.

3. Datos Personales que Recopilamos

A través de nuestras landing pages, formularios de contacto, redes sociales unificadas y demás canales digitales, KOE LATAM recopila las siguientes categorías de datos:

3.1 Datos de Identificación y Contacto

• Nombre completo
• Correo electrónico
• Número de teléfono fijo o móvil
• País y ciudad de residencia
• Nombre de empresa u organización, cuando aplique
• Cargo o posición profesional, cuando aplique

3.2 Datos de Navegación y Comportamiento Digital

• Dirección IP y datos de geolocalización aproximada
• Tipo de dispositivo, sistema operativo y navegador
• Páginas visitadas, tiempo de sesión y clics
• Fuente de tráfico y campaña de origen UTM
• Datos de cookies y tecnologías similares, ver Sección 10

3.3 Datos Generados por Interacción

• Mensajes enviados mediante formularios o chats
• Consultas o solicitudes de información comercial
• Preferencias de productos o servicios expresadas
• Interacciones con correos electrónicos de marketing, como apertura y clics

3.4 Categorías Especiales

Datos Sensibles

KOE LATAM NO recopila intencionalmente datos sensibles como: ideología política, religión, salud, origen racial o étnico, orientación sexual u opinión sindical. Si por algún motivo el titular decide compartir este tipo de información de forma voluntaria, KOE LATAM la tratará con el nivel de protección más alto y solo con consentimiento expreso.

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recopilados por KOE LATAM serán utilizados exclusivamente para las siguientes finalidades:

4.1 Finalidades Primarias necesarias para la prestación del servicio

• Gestionar solicitudes de información, cotizaciones o demostraciones de productos
• Establecer contacto comercial con prospectos que han manifestado interés
• Administrar el proceso de generación y seguimiento de leads a nivel regional
• Enviar contenido informativo solicitado por el titular
• Dar cumplimiento a obligaciones contractuales con clientes

4.2 Finalidades Secundarias requieren consentimiento independiente

• Envío de comunicaciones de marketing y campañas promocionales
• Personalización de contenidos digitales según intereses del usuario
• Análisis estadísticos y de comportamiento para mejora de productos y servicios
• Retargeting y publicidad en plataformas de Meta, Facebook, Instagram y Google
• Elaboración de perfiles de prospectos para segmentación de campañas
• Compartir con el equipo de ventas de cada país para seguimiento comercial

Principio de Finalidad

Los datos no serán utilizados para propósitos diferentes a los declarados en esta Política sin previo aviso y, cuando corresponda, sin nuevo consentimiento del titular.

5. Base Legal del Tratamiento

KOE LATAM fundamenta el tratamiento de datos personales en alguna de las siguientes bases legales, dependiendo de la finalidad y el país del titular:

6. Derechos de los Titulares

Los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos, reconocidos en las legislaciones de todos los países cubiertos por esta Política. Algunos derechos adicionales aplican solo en jurisdicciones específicas:

6.1 Derechos Aplicables en Todos los Países

• Acceso: Conocer qué datos personales posee KOE LATAM sobre usted.
• Rectificación: Corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación / Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista base legal para continuar el tratamiento.
• Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas, incluyendo marketing directo.
• Revocación del consentimiento: Retirar el consentimiento otorgado en cualquier momento, sin efectos retroactivos.

6.2 Derechos Adicionales por Jurisdicción

• Portabilidad Ecuador, Colombia, México, Chile: Recibir sus datos en formato estructurado y transferirlos a otro responsable.
• Limitación del tratamiento Ecuador, Panamá: Solicitar que el tratamiento se restrinja mientras se resuelve una impugnación.
• No ser objeto de decisiones automatizadas Ecuador, Colombia: Derecho a intervención humana en decisiones que le afecten significativamente.
• Supresión reforzada / derecho al olvido Ecuador, Colombia: Eliminación de datos en entornos digitales públicos.

6.3 Cómo Ejercer sus Derechos

Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, el titular puede:

• Enviar un correo a admdom@koe.la indicando nombre completo, país de residencia, derecho que desea ejercer y documentación de identidad adjunta.

Plazos de respuesta por país:

• Panamá: 30 días calendario
• Colombia: 10 días hábiles para acuso de recibo; 15 días hábiles para atención completa
• Ecuador: 15 días hábiles, prorrogables 15 días adicionales con justificación
• México: 20 días hábiles para la respuesta
• Chile: 2 días hábiles para el acuso; respuesta en plazo razonable según complejidad

7. Compartición de Datos con Terceros

KOE LATAM no vende ni cede a título oneroso los datos personales de sus titulares a terceros. Los datos podrán ser compartidos únicamente en los siguientes supuestos:

7.1 Dentro del Equipo KOE LATAM

• Los datos de leads captados en cualquier país podrán ser accedidos por los directores de ventas y equipos comerciales de la región correspondiente, exclusivamente para fines de seguimiento comercial y gestión de prospectos.
• El equipo regional de marketing tendrá acceso para análisis de campañas y segmentación.

7.2 Proveedores y Encargados del Tratamiento

KOE LATAM puede compartir datos con proveedores que actúan como encargados del tratamiento, incluyendo:

• Plataformas de CRM y automatización de marketing, por ejemplo HubSpot o Salesforce
• Plataformas de email marketing, por ejemplo Mailchimp o ActiveCampaign
• Meta Platforms, Facebook e Instagram, para publicidad y gestión de redes sociales
• Google LLC para publicidad, análisis web Google Analytics y gestor de etiquetas
• Proveedores de hosting y alojamiento del sitio web unificado
• Herramientas de gestión de leads y formularios

Garantía con Proveedores

KOE LATAM procurará que los proveedores que actúen como encargados del tratamiento cuenten con un Acuerdo de Procesamiento de Datos (Data Processing Agreement - DPA) u otro instrumento jurídico equivalente que garantice un nivel adecuado de protección de los datos personales, ya sea mediante acuerdos suscritos directamente o a través de las condiciones contractuales estándar ofrecidas por el proveedor. Asimismo, KOE LATAM verificará que dichos proveedores ofrezcan garantías suficientes en materia de seguridad y protección de datos, conforme a la legislación aplicable.

7.3 Autoridades y Requerimientos Legales

KOE LATAM podrá divulgar datos personales en respuesta a requerimientos legales válidos, como órdenes judiciales, solicitudes de autoridades de protección de datos u organismos gubernamentales, en cualquiera de los cinco países, conforme a la legislación local aplicable.

8. Transferencias Internacionales de Datos

Dado que KOE LATAM opera de manera unificada en cinco países, los datos personales podrán transferirse entre las entidades locales de Ecuador, Colombia, México, Panamá y Chile, así como a servidores o proveedores ubicados en el extranjero, por ejemplo Estados Unidos e Irlanda.

Para estas transferencias, KOE LATAM implementará las siguientes salvaguardas:

• Cláusulas contractuales tipo o acuerdos de transferencia internacional aprobados por las autoridades competentes
• Verificación de que el país de destino cuente con un nivel adecuado de protección o medidas compensatorias equivalentes
• Consentimiento informado del titular cuando la ley local lo exija de manera explícita
• Cifrado de datos durante la transmisión a través de redes públicas

Transferencias hacia Meta y Google

Las transferencias de datos a Meta Platforms, EE.UU., y Google LLC, EE.UU., se realizan bajo las condiciones establecidas en las políticas de dichas plataformas y los mecanismos de adecuación disponibles. El titular puede consultar las políticas de privacidad de Meta y Google para mayor información.

9. Plazos de Conservación de Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades declaradas y las obligaciones legales aplicables:

10. Uso de Cookies y Tecnologías de Seguimiento

El sitio web unificado de KOE LATAM y las landing pages de captación utilizan cookies y tecnologías similares. A continuación, se describen los tipos utilizados:

• Cookies estrictamente necesarias: Imprescindibles para el funcionamiento del sitio. No requieren consentimiento.
• Cookies de rendimiento y analítica: Permiten medir el tráfico, el comportamiento y la efectividad de las campañas Google Analytics, Meta Pixel. Requieren consentimiento.
• Cookies de funcionalidad: Recuerdan preferencias del usuario, como idioma o país. Requieren consentimiento en algunas jurisdicciones.
• Cookies de publicidad y retargeting: Utilizadas por Meta y Google para mostrar anuncios personalizados dentro y fuera del sitio. Requieren consentimiento.

El banner de cookies del sitio web permite al usuario aceptar, rechazar o personalizar su selección antes de que se activen las cookies no esenciales. El usuario puede cambiar sus preferencias en cualquier momento desde el enlace 'Configuración de Cookies' disponible en el pie de página.

11. Medidas de Seguridad

KOE LATAM implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida. Estas medidas incluyen:

• Cifrado de datos en tránsito mediante protocolos TLS/SSL
• Control de acceso basado en roles RBAC: solo el personal autorizado accede a los datos
• Uso de plataformas con certificaciones de seguridad reconocidas ISO 27001, SOC 2
• Acuerdos de confidencialidad con todos los colaboradores que tratan datos
• Revisiones periódicas de seguridad y auditorías internas
• Copias de seguridad cifradas de las bases de datos
• Gestión de proveedores con evaluación previa de seguridad

12. Notificación de Brechas de Seguridad

En caso de una brecha de seguridad que ponga en riesgo los derechos y libertades de los titulares, KOE LATAM actuará conforme a los siguientes plazos:

• Ecuador: Notificación a la Superintendencia de Protección de Datos Personales en 72 horas desde el conocimiento del incidente
• Colombia: Notificación a la SIC según los lineamientos del Decreto 1377/2013 y normativa complementaria
• México: Notificación al INAI en los plazos establecidos por la LFPDPPP
• Panamá: Notificación a la ANTAI conforme a la Ley 81/2019
• Chile: Notificación conforme a la legislación vigente y sus reformas

Adicionalmente, cuando la brecha represente un alto riesgo para los titulares, KOE LATAM los notificará directamente a través del correo electrónico registrado, con una descripción clara del incidente, los datos afectados y las medidas adoptadas.

13. Menores de Edad

Los productos y servicios de KOE LATAM están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos de menores de edad.

Si detectamos o somos notificados de que hemos recopilado datos de un menor sin el consentimiento válido de su representante legal, procederemos a eliminar dichos datos de manera inmediata. Si usted cree que tenemos datos de un menor, por favor contáctenos en admdom@koe.la

14. Consentimiento en Formularios y Landing Pages

Todos los formularios de captación de leads de KOE LATAM incluirán los siguientes elementos obligatorios, sin excepción:

• Un enlace visible a esta Política de Protección de Datos antes del botón de envío.
• Una casilla de verificación checkbox NO pre-marcada con el texto: 'He leído y acepto la Política de Protección de Datos de KOE LATAM y autorizo el tratamiento de mis datos personales para los fines indicados.'
• Para finalidades de marketing secundarias, una casilla adicional separada y opcional: 'Acepto recibir comunicaciones de marketing y promocionales de KOE LATAM.'
• Indicación del país del titular para aplicar la normativa correspondiente.
• Campo de teléfono con indicativo de país +593, +57, +52, +507, +56 para facilitar la identificación de la jurisdicción aplicable.

Aviso de Privacidad Simplificado México

Para los titulares ubicados en México, se mostrará adicionalmente un Aviso de Privacidad Simplificado con los datos mínimos exigidos por la LFPDPPP, identidad del responsable, finalidades primarias y secundarias, y mecanismo para ejercer derechos ARCO, enlazando al aviso integral.

15. Redes Sociales Unificadas

KOE LATAM opera cuentas unificadas a nivel regional en plataformas como Instagram, Facebook, LinkedIn y otras. En relación con estas plataformas:

• El tratamiento de datos dentro de las plataformas de redes sociales está sujeto a las políticas de privacidad de cada plataforma, como Meta, LinkedIn, entre otras.
• KOE LATAM actúa como corresponsable del tratamiento de datos con Meta respecto a las estadísticas de página Page Insights y audiencias personalizadas creadas para publicidad.
• Los mensajes directos recibidos a través de redes sociales serán tratados conforme a esta Política.
• No se solicitarán datos sensibles a través de mensajes directos en redes sociales.
• Los formularios de generación de leads integrados en Meta Lead Ads incluirán el aviso de privacidad correspondiente según la jurisdicción del usuario.

16. Actualizaciones de esta Política

Esta Política podrá ser actualizada por KOE LATAM para reflejar cambios en la legislación de cualquiera de los cinco países, nuevas funcionalidades de los productos digitales, o modificaciones en las prácticas de tratamiento de datos.

Ante cambios sustanciales, KOE LATAM notificará a los titulares mediante publicación destacada en el sitio web regional, correo electrónico dirigido a la base de datos registrada, o aviso en las redes sociales oficiales. La versión actualizada entrará en vigor en la fecha indicada en el encabezado del documento.

Historial de versiones:

• Versión 1.0 - Enero 2026: Creación inicial para operación unificada LATAM

17. Reclamaciones ante Autoridades de Control

Si el titular considera que KOE LATAM no ha atendido correctamente su solicitud o ha vulnerado sus derechos, puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de su país:

18. Contacto y Delegado de Protección de Datos

Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con esta Política o con el tratamiento de sus datos personales, el titular puede comunicarse con KOE LATAM a través del siguiente canal:

• Correo electrónico: admdom@koe.la

KOE LATAM designará un Delegado de Protección de Datos DPO regional o, en su defecto, un punto de contacto por país, conforme lo exija la legislación local. Los datos de contacto del DPO o responsable local estarán disponibles en el Portal de Privacidad.

19. Datos obtenidos a través de Referencias de Terceros

En el marco de campañas de referidos o recomendaciones, KOE LATAM podrá tratar datos personales que no han sido proporcionados directamente por el titular, sino por un tercero referidor.

Origen de los datos

Estos datos podrán incluir nombre y número de contacto, y son proporcionados por usuarios referidores que declaran contar con el consentimiento previo de la persona referida para compartir dicha información.

Finalidad del tratamiento

• Realizar un primer contacto informativo
• Comunicar un beneficio o incentivo otorgado
• Presentar los servicios de KOE LATAM

Primer contacto

En el primer contacto con la persona referida, KOE LATAM:

• Informará el origen de sus datos, referencia de un tercero
• Podrá indicar la identidad del referidor, cuando corresponda
• Brindará acceso a esta Política de Protección de Datos
• Ofrecerá la posibilidad de rechazar futuras comunicaciones

Derechos de la persona referida

La persona referida podrá en cualquier momento:

• Solicitar la eliminación inmediata de sus datos
• Oponerse al tratamiento para fines comerciales
• Solicitar no ser contactada nuevamente
• Ejercer cualquiera de sus derechos conforme a la Sección 6

Limitación y responsabilidad

Si la persona referida manifiesta su negativa a ser contactada, KOE LATAM procederá a:

• Cesar todo contacto futuro
• Bloquear o eliminar sus datos según corresponda

KOE LATAM no será responsable por la recolección indebida de datos realizada por el referidor. No obstante, podrá tomar las medidas correspondientes frente a dicho usuario en caso de incumplimiento de las condiciones de la campaña, incluyendo la suspensión de beneficios o participación.

KOE LATAM - Política de Protección de Datos Personales - Versión 2.0 - 2026

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